Por disposición de la Presidencia del Alto Cuerpo se recuerda a los Sres. Magistrados, Funcionarios y Agentes de Poder Judicial de la Provincia, la Obligatoriedad, respecto al uso del Correo Electrónico Institucional, dispuesta por la Acordada Nº 25 de fecha 23 de Abril de 2013, que para mayor recaudo, se transcribe.
ACORDADA NUMERO VEINTICINCO: En la ciudad de Posadas, Capital de la Provincia de Misiones, a los veintitrés días del mes de abril de dos mil trece, se reúnen en el Salón de Acuerdos del Superior Tribunal de Justicia, en el Edificio de Tribunales, sito en Avda. Santa Catalina 1735 de esta ciudad, S.S. la Señora Presidente Dra. Ramona Beatriz Velázquez, Ss. Ss. los Sres. Ministros, pasando a considerar el expediente administrativo “Subsecretaria de Informática Jurídica s/ Propone que el uso del Correo Electrónico Institucional sea obligatorio” Visto y considerando estas actuaciones, lo solicitado por el Sr. Ministro Dr. Sergio César Santiago, respecto a la modificación del Reglamento de Uso de Correo Institucional del Poder Judicial de la Provincia, que fuera elaborado por la Secretaría en Informática de este S.T.J. a cargo del Sr. Secretario Dr. J.Nelson Zubrzycki, razones y conveniencia invocadas, Acordada número ciento cuarenta y ocho dictada por el Alto Cuerpo, en Acuerdo del 13 de noviembre del año 2012, luego de un cambio de opiniones, por unanimidad de los señores Ministros, ACORDARON: PRIMERO: Aprobar la reforma del Reglamento de Uso de Correo Electrónico Institucional del Poder Judicial de la Provincia de Misiones, que quedará redactada de la siguiente manera: “REGLAMENTO DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL”: Las siguientes normas regulan el uso, alcance y efectos de las comunicaciones Jurisdiccionales, Administrativas y de Gestión, vía CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL del Poder Judicial de la Provincia de Misiones.
Artículo 1: ALCANCE Y DESTINATARIOS. Todas las dependencias del Poder Judicial de la Provincia de Misiones, sean jurisdiccionales, del Ministerio Público u oficinas auxiliares, tienen la obligación de dar cumplimiento y aplicar esta reglamentación como asimismo los demás criterios que se fijan para las comunicaciones electrónicas judiciales vía correo electrónico, según se establece en los siguientes artículos.
Artículo 2: CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO OFICIAL. Se entiende por “cuentas de correo electrónico oficial”, a aquellas que operan sobre el dominio “jusmisiones.gov.ar”, bajo la modalidad del nombre de usuario (institucional o personal) más el complemento “@jusmisiones.gov.ar”. Tales cuentas serán asignadas, nominadas y registradas por la Secretaría Técnica Informática a través del Departamento de Desarrollo de Sistemas.
Artículo 3: CUENTAS INSTITUCIONALES. Son “cuentas de correo oficial institucional” las que se asignen a cada una de las dependencias sean jurisdiccionales, del Ministerio Público o auxiliares de la administración y gestión del Poder Judicial. Tendrá en cada caso por nombre de usuario la identificación clara de la dependencia y sede del mismo. Cuando se trate de un tribunal colegiado, (un organismo jurisdiccional tenga más de una Sala), dispondrá de una casilla para uso de cada una de las Salas. Las dependencias que no tengan registradas “cuenta de correo oficial institucional” deberán solicitar la misma al Departamento de Desarrollo de la Secretaría Técnica Informática.
Artículo 4: RESPONSABILIDAD DEL TITULAR DEL ORGANISMO. Inc. a) Será responsable de la “cuenta de correo oficial institucional” el titular de la dependencia, si fuera un tribunal colegiado, el Presidente, quien deberá arbitrar los medios necesarios para el correcto, eficaz y eficiente uso de dicha cuenta, teniendo como fin el mejor servicio de justicia. Inc. b) El titular de la dependencia podrá nombrar un “Responsable de Gestión de Correos”, quien será el encargado de abrir la casilla de correo diariamente, recepcionar los mensajes, derivar o comunicar todos los mensajes (o e-mail) a quien corresponda dentro de su oficina y dejar constancia de esto valiéndose de las herramientas a su disposición dentro de la Suite Colaborativa Zimbra en tiempo y forma, en los caso que lo amerite responder indicando como se ha recepcionado el correo (estado) y a quien ha sido derivado, mantener la casilla por debajo del 80% de los límites de la capacidad de almacenamiento asignado según criterio que se disponga dentro de la dependencia. Queda a cargo de la persona a quien se deriva el correo almacenar los correos y archivos adjuntos según criterio y organización de cada dependencia y dar curso a lo solicitado en el correo.
Artículo 5: PUBLICIDAD. APLICACIÓN: La composición de las casillas de las “cuentas de correo oficial institucional” se publicará en la página Web, en la Guía Judicial y en todo lugar donde se indique domicilio y teléfono las dependencias, en particular en los oficios, mandamientos, cédulas, rogatorias y otros actos jurisdiccionales o administrativos. Se utilizarán para receptar comunicaciones tanto con destinatarios internos del Poder Judicial como externos es decir inter y extra institucionales.
Artículo 6: CUENTAS DE CORREO OFICIAL PERSONALIZADAS. Son “cuentas de correo oficial personalizadas” las que se asignen a personas quienes cumplan funciones en el Poder Judicial, que operen sobre el dominio “jusmisiones.gov.ar” y registradas por la Secretaría Técnica Informática a través del Departamento de Desarrollo de Sistemas, bajo la modalidad nombre de usuario mas el complemento “@jusmisiones.gov.ar”. El nombre de usuario de las “cuentas de correo oficial personalizada” será asignado por el Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Secretaría Técnica Informática. El responsable de la cuenta personalizada, deberá mantener la casilla de correo por debajo del 80% de los límites de capacidad de almacenamiento asignado de tal forma de garantizar la correcta recepción de mensajes.
Artículo 7: MODALIDADES DE USO. La aplicación y uso de las “cuentas de correo oficial personalizadas” operarán según las siguientes modalidades:
Inc. a) Todos los Magistrados, Funcionarios Judiciales, Jefes de Oficinas y todos los empleados del Poder Judicial de la Provincia de Misiones tendrán casilla de cuenta de correo electrónico oficial personalizada.
Inc. b) Las “cuentas de correo oficial personalizadas” son de uso exclusivo de su titular, quien no deberá cederla a otra persona. Asimismo el titular, se compromete a utilizar la cuenta solo para las actividades vinculadas al servicio de justicia y en el ámbito de sus atribuciones funcionales y/o con fines de capacitación. El incumplimiento de las obligaciones fijadas en el presente artículo podrá ser sancionado de conformidad a lo previsto en el Reglamento para el Poder Judicial, teniéndose en cuenta la gravedad ocasionada al servicio de justicia.
Inc. c) Las comunicaciones vía correo electrónico previstas en la presente normativa deben efectuarse de conformidad a lo expresamente dispuesto por los incs. 10 y 11 del art. 254 del R.P.J., debiendo respetar las mismas la vía jerárquica, como así también la obtención de las venias necesarias para peticionar a las autoridades de los otros Poderes del Estado por motivos vinculados al Poder Judicial. La Secretaría Técnica Informática a través del Departamento de Desarrollo de Sistemas, deberá implementar las soluciones tecnológicas que soporten la referida normativa.
Artículo 8: DEFINICIÓN DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS JUDICIALES. Se define como “comunicaciones electrónicas judiciales” todo mensaje (correo electrónico o “e-mail”) y/o de otros sistemas de comunicación, implementados y avalados mediante Acordada del Superior Tribunal de Justicia, entre dependencias y/o personas integrantes del Poder Judicial, o externas, las que podrán ser Jurisdiccionales, Administrativas o de Gestión.
Artículo 9: RESGUARDO Y RECUPERACIÓN DE LAS COMUNICACIONES. El resguardo y recuperación de la información que forme parte del contenido de los mensajes será definido en cuanto a los procesos y estándares tecnológicos por la reglamentación respectiva definida por la Secretaría Técnica Informática del Poder Judicial, a la cual deberán ajustarse todos los operadores del sistema nombrado en el artículo 1 de la presente reglamentación.
Artículo 10: OBLIGATORIEDAD. Esta normativa entrará en vigencia a partir del 1 de mayo de 2013 y resultará obligatoria para todos los integrantes del Poder Judicial.
Artículo 11: EFECTO NOTIFICATORIO. Se tomará como fecha y hora de envío de correo electrónico y de entrega del mismo en la casilla de correo del destinatario, a la fecha y hora registrada en el Servidor de Correo del dominio “@jusmisiones.gov.ar”.
Artículo 12: INFORMES DE AUDITORÍA. En todos aquellos casos que requieran constatación y/o verificación de entrega/recepción de correos electrónicos, la Secretaría Técnica en Informática, a solicitud de alguna de las partes, podrá emitir los informes registrados en los Servidores de acuerdo a normas de Auditoría.
Artículo 13: FORMACIÓN DE LOS USUARIOS. El Centro de Capacitación y Gestión Judicial, brindará el soporte necesario para la formación de los Magistrados, Funcionarios Judiciales, Jefes de Oficina y demás usuarios en general, para entrenarlos en el uso y la aplicación de estas nuevas herramientas.
Artículo 14: OTROS MEDIOS DE COMUNICACION: Lo dispuesto precedentemente no resulta excluyente de otros medios de comunicación que las nuevas Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones proporcionen, con el fin de dinamizar el flujo de la información existente en la organización – como ser redes sociales, aplicativos de la denominada computación en las nubes (cloud computing), etc - ni excluye el uso de los correos electrónicos de los denominados webmail, los cuales pueden ser usados como casillas alternativas que no sustituyen ni desplazan, sí complementan, a las comunicaciones efectuadas a través del correo “jusmisiones.gov.ar”, establecido como sistema de comunicación oficial reglamentado en la presente normativa. SEGUNDO: Modificar en consecuencia en sus partes pertinentes la Acordada Número Ciento Cuarenta y Ocho, dictada por el Alto Cuerpo en Acuerdo del 13 de noviembre de 2012. TERCERO: La presente Acordada tendrá vigencia a partir del 1º de Mayo del 2013. CUARTO: Ordenar se registre, se tome nota por Secretaria Administrativa y de Superintendencia, efectúense las comunicaciones de rigor y oportunamente archívese. Con lo que se dio por terminado el acto firmando los señores Ministros por ante mí, Secretario que doy fe.
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