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DEUT. DEF. OF. Departamento de Entrada Única de Trámites de las Defensorías de 1ª Instancia. CREACIÓN.
ACORDADA NUMERO TREINTA Y DOS: En la Ciudad de Posadas, Capital de la Provincia de Misiones, República Argentina, a los veintiocho días del mes de mayo de dos mil ocho se reúnen en el Salón de Acuerdos del Excmo. Superior Tribunal de Justicia –en el Edificio de Tribunales, sito en Avda. Santa Catalina Nº 1735 de esta ciudad-, S. S. el señor Presidente Dr. Roberto Rubén Uset y Ss. Ss. los señores Ministros doctores Cristina Irene Leiva, Jorge Antonio Rojas, Ramona Beatriz Velázquez y Humberto Augusto Schiavoni. Se deja constancia que no se encuentran presentes en este acto Ss. Ss. los señores Ministros Dr. Mario Dei Castelli en uso de licencia por art. 296 del R.P.J. y el Dr. Manuel Augusto Márquez Palacios en uso de licencia por compensación de feria.- Pasando a considerar el expediente administrativo número doscientos -P- dos mil ocho: “Procurador General s/ Eleva Proyecto creación Departamento de Entrada Unica de Trámites de las Defensorías de Primera Instancia”: Visto estas actuaciones, Proyecto de creación de “Departamento de Entrada Única de Trámites de las Defensorías Oficiales de Primera Instancia en lo Civil y Comercial de la Primera Circunscripción Judicial”, elevado por el Sr. Procurador General que transcripta dice: La realidad por la que atraviesan las Defensorías Oficiales de Primera Instancia en lo Civil y Comercial, demandan su reestructuración de manera tal que se pueda replantear el interrogante de cuál es su función y hacia quienes apunta. Es habitual ver en el ámbito de esa dependencia a gente insatisfecha tanto desde lo interno como de lo externo, desde adentro del mostrador como así también hacia fuera. Para poder comprender esta situación basta un par de ejemplos, y en relación a las personas que constantemente circulan por los pasillos de las Defensorías las quejas comunes son: Estar muy temprano para ser anotados (algunas veces desde el día anterior). Resulta fácil comprobar esta circunstancia. Sólo con apersonarse a la explanada del Palacio de Justicia se comprueba la espera de la gente. Algunos dirán “en todos lados se espera”. Puede ser, pero este proyecto apunta a lograr celeridad con optimización de recursos. Los turnos son solo diez: implica que sólo dicha cantidad de personas son anotadas por día, es decir que si por alguna circunstancia una persona fue la número once, ya sea porque perdió el colectivo, o simplemente no tiene recursos para costear un taxi o remís, no será anotada y por consiguiente tampoco atendida, a lo que le dirán “venga mañana”. Cuando son atendidos es común que no se contemple el caso o se lo derive a otra dependencia. De cada diez personas que son anotadas en el turno sólo un mínimo porcentaje logra que se encamine su pretensión. Es decir la mayoría solo concurre a plantear el problema, y la solución que el empleado da, es un formulario con requisitos que debe traer en una fecha que quizás va más allá de la que pudiese ser oportuna. En otros casos, son derivados verbalmente a la comisaría más cercana, o a otra dependencia. Total apatía hacia las necesidades imperantes. Son muy pocas las personas que pueden decir que las Defensorías Oficiales han dado respuestas concretas a sus necesidades. Signo de ello es el hecho de decir a la gente “espere” y la espera es de varias horas, o el hecho de que algunas Defensorías no controlan los expedientes, sino que se está a la espera de que los interesados hagan infinitas colas en los Juzgados de Familia para que también allá se les diga que el expediente no está a disposición o lo que es peor, no se encuentra el Expte, lo que hace que nuevamente se les diga “vuelva otro día”. Y así sucesivamente un expte. que en rigor tendría que durar meses, termina en años. Hay otra realidad a la que hay que apuntar, respecto del personal, y a efectos de no entrar en análisis innecesarios, tomaré algunos de los problemas que a mi criterio son causales de mal desempeño: *Falta de capacitación, *Desconocimiento del Derecho, *El desgaste en el trato constante con la gente, *Desbordamiento de trabajo, *Asunción de responsabilidades por parte de empleados que no son de su incumbencia. Objetivos: -Mejoramiento del servicio dependiente de las Defensorías Oficiales de Primera Instancia en lo Civil y Comercial de la Primera Circunscripción Judicial. –Proteger al público de su ineficiencia y del sentimiento de frustración de sus derechos.
Objetivos Específicos:
-Escuchar al requirente- Interpretación de la pretensión: depende en gran parte de la capacitación;
-Entregar y explicar instructivo con los requisitos necesarios para demandar o intervenir en el caso;
-Recepcionar los formularios sólo cuando estén completos y hacer firmar en la ficha si faltan requisitos,
-Confeccionar fichas o Programa similar, y Consulta informática a Mesa de Entradas, que facilite la evacuación rápida de la consulta;
-Desarrollar aptitud para recepcionar ordenadamente la documentación que acredite los hechos que se invocan;
-Registrar el caso y confeccionar la ficha o incorporarlo al sistema informático;
-Fecho designar la Defensoría que entenderá en el caso concreto;
-Sin perjuicio de ser responsabilidad de las Defensorías el control constante de las causas, el Departamento podrá, a pedido del interesado, controlar las actuaciones (si salió a despacho o el estado de las mismas…)
Propósito:
A lo que apunta la creación de este Departamento es a que se proceda a encaminar o solucionar conflictos, sin necesidad de burocratizar el trámite. En virtud de ello, a modo de mayor entendimiento, se puede graficar el proyecto de esta manera: Momentos: -Atención al Público- Recepción de la documentación y relato de los hechos – Derivación al Defensor-
1) Evacuar la consulta sin derivación;
2) Conforme el caso, entrega de instructivo con requisitos indispensables a completar,
3) Derivar al Defensor para: a) Intervenir en el expediente, b) Interponer una acción Judicial, c) Evacuar consulta compleja, d) Formalizar acuerdo de partes.
Funciones del departamento de Entrada Única de Trámite: Tendrá la finalidad de descomprimir los trámites que a la fecha lleva adelante las cuatro Defensorías Civiles, a cargo de Un Jefe de Departamento, con personal suficientemente capacitado en razón de que tendrá la función de:
*Atender a la totalidad de las personas que concurran diariamente y de turno todo el año;
*Entregar un instructivo con los requisitos a cumplimentar según las necesidades de quienes concurran a dicho departamento.
Cumplimentados que fueran los requisitos mínimos indispensables se dará entrada y se asignará un Defensor para la causa; Asimismo dicho Departamento tendrá criterios para poder detectar casos especiales o de resolución urgente; Sin que sea función específica del Departamento, se podrá, junto con el interesado acudir a los Juzgados para verificar el estado de la causa, y de ser menester solicitar a la Defensoría que interviene, informe el motivo de la demora en el trámite.
El mismo será elevado a la Superioridad “de quien dependerá exclusivamente el Departamento”;
En todos los casos que se presenten, el departamento evaluará y si fuesen de mero trámite, los evacuará inmediatamente, ya sea indicando el procedimiento o entregando el instructivo. En caso contrario designará personal de las Defensorías Oficiales para que lo asesoren al solo efecto de evitar demoras;
Remitirá mensualmente, o cuando se lo solicite, informe de movimientos y novedades a la Superioridad; En todos los casos el departamento estará subordinado directamente a la Procuración General del Superior Tribunal de Justicia;
Asentará por Sistema Informático las entradas de casos y trámites y la determinación de la Defensoría asignada en cada oportunidad. El Departamento estará conectado informáticamente en principio con los Juzgados de Familia, de manera tal que se pueda dar información respecto de movimientos de Expedientes (si se hallan en casillero, salieron a despacho, o si está a la espera de providencias, con escritos, etc.);
*El Departamento no cumplirá con la función que a la fecha lleva a cabo la Mesa de Entradas y Salidas de Expedientes. La misma continuará con las tareas que viene realizando, sin perjuicio de vinculación constante con la misma; el Departamento en todos los casos tendrá conexión directa con las Comisarías y Seccionales para la agilización de eventuales trámites;
*El Departamento, de ser necesario y si las circunstancias lo ameritan, podrá fijar audiencias, efectuar citaciones, confeccionar escritos, oficios, entre otras diligencias, a efectos de que agotadas las vías, se pase la causa a la Defensoría que corresponda.
Implementación: A los fines de este Proyecto, la Procuración General del Superior Tribunal de Justicia, tendrá a su cargo el Departamento de Entrada Única, formalizará convenios, previa conformidad del Alto Cuerpo, con la Municipalidad de Posadas, con la Jefatura de Policía, como así también con el Registro Provincial de las Personas, de manera tal que una vez puesta en funcionamiento la mencionada dependencia y formalizados los convenios tendrán a su cargo:
1. La Municipalidad dispondrá de un espacio físico en sus distintas Delegaciones, de manera que personal de las Defensorías pueda concurrir las veces que se requiera, a fin de proporcionar el mismo servicio que se presta en dependencias propias.
2. La Jefatura de Policía: una vez formalizado el convenio dictará una disposición interna a efectos de que siempre que el Departamento de Entrada Única de Trámites lo requiera, las notificaciones o trámites inherentes a la misma tengan carácter de urgente.
3. El Registro Provincial de las Personas: dispondrá que a toda persona que realice trámites a fin de poder cumplimentar con requisitorias de las Defensorías Oficiales de Primera Instancia, o a pedido de las mismas, se le imprima el carácter de urgente. Para ello dicho registro y previo convenio delegará personal que se encontrará en el Palacio de Justicia a fin de acelerar los trámites por ante dicho organismo.
En síntesis, este Proyecto apunta a lograr que la ciudadanía pueda encontrar en el Estado, más exactamente en el Poder Judicial, las respuestas concretas a sus pretensiones, y que las mismas no sean simplemente una mera enunciación. Dice Morello en La Reforma de la Justicia: “El Poder Judicial ha de ser concebido como una empresa de servicios, sometidas a estrictas reglas de organización que aseguren su eficacia y el adecuado aprovechamiento de los recursos humanos y materiales disponibles…no debemos temer, pensar y aplicar a la Justicia técnicas empresariales y de estímulos al personal que se utilizan en la actividad privada, con señalado éxito…” Dios Guarde a V. E. “En consecuencia y luego de un cambio de opiniones, por unanimidad de los señores Ministros presentes, y en uso de facultades constitucionales, legales y reglamentarias vigentes propias del Cuerpo: ACORDARON: PRIMERO: Aprobar en un todo el Proyecto del “Departamento de Entrada Única de Trámites de las Defensorías Oficiales de Primera Instancia en lo Civil y Comercial de la Primera Circunscripción Judicial” elevado por el Sr. Procurador General. SEGUNDO: Facultar a Presidencia a realizar y/o disponer todos los trámites inherentes al funcionamiento del Departamento que se crea en el presente Acuerdo. TERCERO: Facultar a Presidencia a realizar y disponer los trámites pertinentes tendientes a la implementación de una línea 0800 a los fines de evacuar consultas y asignar turnos. CUARTO: Derogar las normas que se opongan a la presente; QUINTO: Ordenar se registre, se comunique, se tome razón por Secretaría Administrativa y Superintendencia, se dé a Procuración General, a Dirección de Administración y oportunamente se archive. Con lo que se dio por terminado el acto firmando los Señores Ministros por ante mí, Secretaria que doy fe.
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